Как написать объяснительную на имя директора на работе?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

От ошибок или проблем в работе никто не застрахован. Работодатель, который столкнулся с неверным выполнением рабочих обязанностей, конечно, потребует работника объяснений о том, почему он не справился со своей трудовой задачей. Такой документ принимается в письменном виде.

Как написать объяснительную на имя директора на работе?

Этот документ крайне важен, ведь именно на основе этого, работодатель может разобраться в ситуации и принять решение «О необходимости дисциплинарного взыскания».

Для того, чтобы не допустить такого развития событий, служащему стоит подробно изучить все тонкости заполнения документа,  и подробно оформить его. Правильно, подробно и грамотно заполненная записка может спасти вас от множества проблем с начальником.

Объяснительная записка – специальный деловой документ, который применяется в случаях, где нужно узнать разностороннюю оценку сложившейся проблеме, вследствие чего и спрашиваются пояснения от участников происшествия.

Помните, что объяснительная записка – это не отчет или заявление. Вы этим документом ничего не доказываете и не просите, а просто даете возможность отразить событие.

Когда могу потребовать объяснительную:

  1. Работник опоздал или прогулял рабочий день
  2. Работник не  выполнил поставленную задачу или не успел сдать работу в сроки

По правилам объяснительная пишется:

  • Деловой строгий стиль текста
  • Подлинность и краткость информации
  • Документ пишется в первом лице, в хронологическом порядке
  • Заключение документа всегда с подписью и датой подписания.
Если вам когда-либо потребуется написать объяснительную записку, то сделайте это правильно. Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством. Конечно будут приведены образцы объяснительной записки.

Для начала надо определиться, что есть такое объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее (смотрите образец).

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

А также объяснительная дает пояснения любых сложившихся ситуаций на работе с неоднозначным на первый взгляд толкованием причин, приведших к некому (не совсем ожидаемому для руководства) результату. Образцы таких ситуаций можно посмотреть в комментариях после статьи.

Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.

Как правильно написать объяснительную записку

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу.

Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Образец объяснительной записки может потребоваться в определенных ситуациях. Умение правильно оформить объяснение будет не лишним каждому. Какие непременные атрибуты должны присутствовать в этой форме деловой переписки? Как правильно писать объяснительную? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы, основные правила составления объяснительной записки, а также примеры объяснительных на работу и в школу.

Как пишется объяснительная записка?

Объяснительная записка – это особая форма делового документа, применяемая в случаях, когда необходима всесторонняя оценка сложившейся ситуации, для чего и берутся объяснения с участников инцидента. Важно понимать, что объяснительная записка — это не то же самое, что докладная или заявление.

Вы ничего не заявляете, не просите руководство рассмотреть какую-то спорную ситуацию, не делаете выводов, а просто отражаете случившееся.

Примерами случаев, когда от вас может потребоваться написание объяснительной записки, могут служить опоздание, прогул, невыполнение задания или нарушение сроков его выполнения и т. п.

При этом далеко не все знают, как правильно пишется этот документ. Для решения вопроса можно:

  1. задать поисковый запрос «как написать объяснительную образец» и попытаться выбрать среди результатов нужный вариант;
  2. или просто воспользоваться нашими советами и примерами и узнать, как писать объяснительную по разным поводам.

И основным правилом будет то, что при составлении объяснительной применяются типовые правила деловой переписки:

  • деловой стиль изложения, отсутствие ненормативной, просторечной лексики;
  • краткость изложения, достоверность излагаемой информации;
  • документ пишется от первого лица, предложения выстраиваются логично, последовательно, в хронологическом порядке;
  • в конце обязательно проставляются личная подпись и дата написания.

Форма и бланк объяснения — насколько они необходимы?

Форма и бланк объяснения — насколько они необходимы?

Бланк объяснительной официально не утвержден, поэтому пишется она обычно в свободной форме. Если же вы не знаете, как правильно писать объяснительную на работе (или в другом месте), то вам может оказаться полезным пример объяснительной записки, имеющийся на нашем сайте.

Однако нужно учесть и то, что локальными актами организации может быть установлен свой бланк объяснения. Такое бывает редко, но законом не запрещено, и если там, где вы работаете, такой бланк установлен, то пользоваться придется именно им.

Образец объяснительной записки начальнику на работу об опоздании или прогуле

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в «Правила внутреннего трудового распорядка», которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации.

Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента).

 От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой: должность, личный росчерк и И.О. Фамилия. Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу.

А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать. Реквизиты объяснительной записки Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк.

Как написать объяснительную записку начальнику в случае опоздания?

Как написать объяснительную записку начальнику в случае опоздания?

В правом верхнем углу укажите имя руководителя или иного должностного лица, которому вы подаете объяснение. Например: «Директору ООО «Ромашка» Булочкину Василию Леонидовичу».

Ниже, под адресатом, указываете свое имя и должность: «от старшего инженера Сидорова Петра Ивановича».

По центру указываете наименование документа: «Объяснительная».

В основной части вашей объяснительной записки идет изложение конкретных фактов, которые привели к ситуации, требующей разъяснений. Вот пример объяснительной: «21.01.2014 я не вышел на работу в связи с тем, что у меня дома прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную службу, я принимал меры к тому, чтобы остановить поток воды, а также минимизировать ущерб.

По неизвестным мне причинам аварийная служба прибыла на объект только через 4 часа после звонка, то есть в 12:00. Ремонтная бригада перекрыла водоснабжение и приступила к ремонтным работам в 12:30. В связи с тем что порыв был сильным, общая продолжительность работ заняла 3,5 часа, то есть закончились они только в 16:00.

Все это время я не мог покинуть квартиру ввиду того, что живу один, и обеспечить доступ работников в квартиру больше было не кому. Ремонтная бригада собрала оборудование и уехала только в 16:30. Ввиду того что рабочий день заканчивается в 17:00, я принял решение не выходить на работу в этот день.

Позвонить и сообщить о случившемся я не мог, так как в связи с прошедшими снегопадами произошел порыв на линиях связи, и стационарный телефон не работал, а мобильного телефона я не имею. К объяснительной прилагаю справку, подтверждающую факт произошедшей аварии и проведения ремонтных работ».

В самом конце объяснительной записки об опоздании на работу проставляете дату подачи документа и свою личную подпись: «22.01.2014, Сидоров П. И.».

Вот так выглядит образец объяснительной записки. Далее она передается на рассмотрение руководителю (уполномоченному должностному лицу), где он проставляет свою резолюцию относительно дальнейших действий в отношении работника.

В случае если руководитель принимает решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, поданная объяснительная записка прикладывается к делу в качестве доказательства.

Теперь вы знаете, как писать объяснительную на работе, и приведенный выше пример объяснительной записки поможет вам при необходимости правильно составить этот документ.

Как писать объяснительную записку в школу (пример)

Объяснительная записка в школу мало чем отличается от той, которую мы привели выше. Отличие заключается только в адресате, которым может быть одно из следующих должностных лиц:

  • классный руководитель;
  • директор;
  • завуч.

В «шапке» вы напишите, например: «Директору гимназии № 1 Баталову Сергею Сергеевичу». От кого: «от ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича» или «от гр. Ивановой Светланы Игоревны»  – в случае, если объяснительная записка пишется кем-то из родителей ученика.

В основной части излагаются обстоятельства, которые требуют пояснения. Важно: если объяснительная подается родителем, то в основной части должно присутствовать соответствующее пояснение.

Вот образец объяснительной в школу: «Я, Иванова Светлана Игоревна, мама ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича, относительно пропуска им занятий 21.09.2014 года могу пояснить следующее. Когда сын начал собираться в школу, почувствовал себя плохо, о чем сообщил мне.

Измерив ему температуру, я выяснила, что она повышена. В связи с этим мне пришлось обратиться в Скорую помощь. Приехавший врач оказал помощь, порекомендовав сыну покой. По этой причине я настояла на том, чтобы он пропустил занятия. В подтверждение своих слов прилагаю справку, выданную фельдшером Скорой помощи».

Как видите, никаких глобальных отличий между двумя видами объяснительных записок нет.  Главное, не забывать, что перед тем как написать объяснительную, сначала нужно разобраться, на чье имя она пишется. При несерьезных нарушениях внутреннего школьного распорядка общение между родителями и школой обычно протекает через классного руководителя.

В данной статье рассмотрены различные реальные ситуации на работе, когда вас могут попросить написать объяснительную записку. Как это сделать правильно читайте по ссылке: о правилах составления, приведена ее форма. Здесь и сейчас будет множество примеров объяснительной записки.

Но сразу хочу предупредить, что поскольку это все-таки делопроизводственный сайт, а у вас может быть такая ситуация, что вам необходима дополнительно консультация юриста.

Объяснительная составлена.

Что делать дальше?

Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт.

Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой.

Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Подробное описание всех ситуации с пояснением:

Ситуация 1

Если требуют от вас объяснительную записку, надо ее написать, излагая все обстоятельства. Требуется показать, что вы делаете все, что в ваших силах. Но поскольку ситуация была запущена не по вашей вине (например, до вашего прихода в данную компанию), то необходимо время на исправление положения вещей.

Вопрос:

«Я работаю в сотовой компании в отделе по маркетингу и договоров уже более 3-х месяцев. Езжу по объектам, где установлены наши мачты и антенны, занимаюсь договорами. И у нас есть еще такие объекты, где договоры не были сделаны уже более 3-х лет, т.е. до моего прихода на работу.

И меня просят написать объяснительную, почему до сих пор не сделан договор и почему такой штраф со стороны Минфина … Посоветуйте, как мне быть? Ведь я добрался до этих объектов только-только, т.к. занимался другими объектами, у которых тоже прошли сроки».

Ответ:

«Я, (ФИО), работаю в компании с 14.01.2014. Согласно должностной инструкции от 14.01.2014 занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною оформлено 50 договоров на вновь введенные в эксплуатацию объекты. Однако в компании имеются объекты, договоры на которые не оформлялись более 3-х лет. Часть таких договоров мною уже оформлены, но из-за большого количества объектов и их удаленности я не успел подготовить к подписанию все договоры, в том числе …».

Ситуация 2

Когда вас обвиняют, а вы «ни при чем», то защищайтесь: «Я не виновна в поломке аппарата. Считаю необходимым пояснить, что аппарат часто используют … Поскольку виновный не установлен, прошу не удерживать из заработной платы стоимость …».

Возможно у вас могут быть свидетели (мои слова могут подтвердить ФИО, камера видеонаблюдения и др.) или смягчающие обстоятельства (из-за происшествия находилась в шоковом состоянии, испорчены в результате аварии водопровода и др.).

Возможно вам будет выгодно, изложив все как оно произошло, умолчать о чем-либо (для вас это важно, а на объективность не влияет).

Вопрос:

«28.04.2014 меня по работе отправили в командировку на один день в Симферополь, а на следующий день я должна была выйти на работу. После 14-00 я освободилась и собиралась ехать на автовокзал, но мне резко стало плохо (приступ печеночной колики).

Поскольку я медик, пришлось самой оказывать себе помощь. Когда мне стало получше, я поехала на автовокзал и опоздала на предпоследний автобус в 19-00. Я осталась ждать последний автобус в 23-30, но он не пришел. Добраться мне было больше нечем. Тогда я позвонила нашей старшей медсестре и договорилась, чтобы меня подменили на следующий день.

Директор требует объяснительную, а я не знаю, как правильно ее написать и не знаю даже к кому можно обратиться за помощью. Не хочу, чтобы он знал о моих проблемах со здоровьем (боюсь, что он может найти причину меня уволить). Помогите, пожалуйста».

Ответ:

Поскольку в объяснительной в свободной форме обычно излагаются все обстоятельства, то так все и напишите. Можно не писать о состоянии здоровья, а просто сослаться на то, что отменили автобус, на который вы уже купили билет.

Ситуация 3

Когда на работе эмоции через край и ситуация касается личностных отношений, а вы чувствуете, что немножечко перешли желаемую черту, что же делать в этом случае? Не отрицайте очевидное. Тем не менее, всегда есть возможность все смягчить и постараться вызвать симпатию к вам.

Вопрос:

«Подскажите, пожалуйста, как правильно составить объяснительную и встречную докладную записку. Ситуация такая. На предприятии задерживают зарплату, а заместитель руководителя провоцирует сотрудников на бунт, невыход на работу и т.д., выспрашивает мнения сотрудников и докладывает все наши мысли руководству.

В ответ на эти действия я назвала ее предателем и иудой. Она написала на меня докладную за нарушение трудовой дисциплины, субординации и оскорбление».

Ответ:

«Заместитель директора Будченкова Л.И. систематически подстрекает работников предприятия к невыходу на работу в связи с задержкой заработной платы, занимается доносами на сотрудников, вследствие чего 20.02.2014 у нас с ней произошёл конфликт, в котором я высказала свое мнение о ней, назвав ее предателем. Других оскорбительных выражений в ее адрес я не допускала, трудовой дисциплины не нарушала. Считаю, что имею право высказывать своё мнение».

Как вариант, в аналогичных ситуациях можно использовать контратаку. Но учитываем, что откровенную ложь использовать нельзя. Пример: «В докладной (указать должность, ФИО) ситуация отражена в искаженном виде … . Кроме того, ФИО накричала на меня и сказала, что любой в этом здании умнее меня (назвала меня некомпетентной или указать другое). В данном случае я тоже не сдержалась и высказалась в повышенном тоне».

Еще пример из объяснительной записки: «… Однако техник пришел только через 50 минут после вызова, в результате чего я не сдержалась и на повышенных тонах сказала ему, что он халатно относится к своей работе».

Ситуация 4

Если есть ваш просчет, не отрицайте. Постарайтесь обрисовать трудности, которые приходится преодолевать. Напрасно не принижайте себя, каждый имеет право на ошибку. Не факт, что другой человек лучше справится.

Так его еще найти надо: пройти процесс собеседования, чтобы соответствовал требованиям к уровню квалификации, опыту, зарплаты, да еще не всякий соискатель согласится работать на таких условиях. Поэтому работодатель далеко не всегда собирается увольнять вас при первой возможности или прибегать к жутким дисциплинарным мерам по отношению к вам.

Вопрос:

«Работаю в суде. Вовремя не отправила судебный акт по причине загруженности и беспорядка в связи с этим на рабочем столе. В итоге это привело к тому, что написали жалобу. С меня требуют объяснительную. Что написать? Как правильно изложить то, что я просто не справилась со своими обязанностями по причине загруженности и малоопытности?»

Ответ:

«Я, (ФИО), работаю в суде с 10.01.2014. До этого времени я не имела опыта работы с судебной документацией. В мои должностные обязанности входит: (перечислить). Документооборот составляет около 300 документов в день.

В связи с большой загруженностью и отсутствием опыта работы я не справляюсь со своими должностными обязанностями. По этим причинам судебный акт от 24.03.2014 №… был отправлен с нарушением установленного срока».

Похожая ситуация 5

Вопрос:

«Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать. Работаю главным специалистом в Фонде ОМС. В годовом отчете лечебное учреждение допустило ошибку, а я ее проглядела. Руководство требует объяснительную записку».

Ответ:

«Я, (ФИО), при проверке годового отчета МУЗ (название) не заметила ошибку в части (указать раздел и пр.). Произошло это по причине большой загруженности в отчетный период».

Ситуация 6

Что делать, когда «приперли к стенке» и имеются на то реальные основания? Надо покатятся и обещать впредь не допускать подобное. Сработает, если это единичный случай (предъявили вам), а не наглое систематическое злоупотребление.

Вопрос:

«В компании не поощряется выход в Интернет не по рабочим вопросам. Я периодически, когда мало работы, посещала несколько форумов (цветы, кулинария и пр.). Прислали список сайтов (эти форумы, плюс Яндекс, авто ру, на который я тоже заходила, выбирая машину перед покупкой) и попросили объяснительную о несанкционированном использовании корпоративного Интернета. Как правильно написать?»

Ответ:

Если уж вам предъявили список, остается только покаяться: «Признаю, что периодически использовала корпоративный Интернет в личных целях. Обязуюсь больше не делать этого и прошу не применять ко мне какие-либо меры дисциплинарного взыскания».

Ситуация 7

Когда вы вместе с непосредственным начальником «за одно», требуется придумать нечто нейтральное и всех устраивающее.

Вопрос:

Я работаю инженером на производстве, на КПП у меня изъяли личный пропуск из-за того, что он просрочен. Директор требует написать «грамотную» объяснительную для службы безопасности. Помогите.

Ответ:

«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в положенный срок по причине …».

… нахождения в командировке (на больничном листе, в отпуске и пр.) или то же в отношении лица, ответственного за продление пропуска. Возможно, вы обращались, а вас в связи с загруженностью (подготовка отчета, установка нового оборудования и др.) на данный момент попросили подойти позднее.

Ситуация 8

В данном случае требуется написать докладную записку, т.к. это проявление инициативы с вашей стороны и вы надеетесь получить управленческое решение со стороны руководства, чтобы ввести ситуацию в «нормальное» русло.

Вопрос:

«Помогите, пожалуйста, составить на начальника охраны труда или на кого мне писать? Суть такова. Поставили ответственным на объект по разгрузке ж/д вагонов. Там нарушения ТБ согласно инструкции по разгрузке вагонов.

Материал складируется выше нормы, площадка не посыпана противогалоледным материалом, рабочие не утеплены согласно инструкции и мерзнут. Работаем в туман, хотя согласно инструкции запрещено. Но начальник охраны труда говорит, что не в праве остановить производство».

Ответ:

Вам надо составить докладную записку, обращаясь к руководителю своей организации: «Довожу до Вашего сведения, что разгрузка железнодорожных вагонов проводится в нарушение инструкции по технике безопасности… и т.д.». Далее можно все описать, как изложили в своем сообщении.

Понято, что многообразие жизненных обстоятельств не позволит предусмотреть каждый случай и предоставить вам готовый образец. Но надеюсь, что все приведенные примеры объяснительной записки окажутся полезными и помогут справиться с вашей конкретной ситуацией.

Источники:

1) http://nsovetnik.ru/obyasnitelnaya_zapiska/kak_pravilno_napisat_obyasnitelnuyu_zapisku_obrazec/

2) http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/infodoki/obyasnitelnaya-zapiska-primery.html

3) http://www.delo-press.ru/articles.php?n=16736

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Бесплатная консультация юриста



Ссылка на основную публикацию
Бесплатные консультации: Москва: +7 (499) 455-03-75 | СПб: +7 (812) 407-26-30 | Консультант:
Консультант онлайн